TricodeWhatsApp
0543 584 12 34

Fiziksel kağıt evraklar, ıslak imzalı onay formları ve klasörlerle dolu arşiv odaları kurumsal şirketlerde ciddi zaman kaybı ve alan maliyeti oluşturur. Kağıtsız ofis modeli, kurum içi evrak trafiğini, müşteri sözleşmelerini ve muhasebe onaylarını tamamen dijital ortamda toplayarak operasyon hızını katlar.

Kağıtsız Ofis Modeline Geçişin 4 Temel Adımı

Şirket içi süreçleri dijitale taşırken sırasıyla şu altyapıların kurulması önerilir:

  • 1. E-İmza ve Mobil İmza Entegrasyonu: Resmi sözleşmelerin, personel izinlerinin ve yönetim kurulu kararlarının 5070 sayılı kanuna uygun güvenli e-imza ile imzalanması.
  • 2. Dijital Belge Yönetim Sistemi (EBYS): PDF, fatura ve teknik çizimlerin merkezi bulut arşivde etiketlenerek aranabilir hale getirilmesi.
  • 3. Dijital Onay İş Akışları: Satın alma talebi veya harcama yetkisinin e-posta ve mobil bildirimlerle yöneticinin onayına sunulması.
  • 4. Muhasebe ve Cari Entegrasyonu: GİB uyumlu e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye belgelerinin doğrudan ERP ve ön muhasebe sisteminde işlenmesi.
İşlem Alanı Geleneksel Kağıt Süreci Dijital Kağıtsız Model
Sözleşme Onayı Kargo ve ıslak imza bekleme (3-5 gün) E-imza ile dakikalar içinde çift taraflı onay
Belge Arama Fiziksel klasörleri elle tarama Meta veri ve metin aramasıyla anında erişim
Arşiv Güvenliği Yangın, su basması, fiziksel yıpranma Şifreli bulut yedekleme ve rol bazlı erişim

Tricode Özel Belge ve İntranet Çözümleri

Tricode olarak şirketinizin departman hiyerarşisine tam uyumlu intranet ve onay modülleri inşa ediyoruz. Bu sayede personeliniz masalarından kalkmadan tüm form ve talepleri güvenli dijital platform üzerinden tamamlayabilmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular

E-imza ile imzalanan belgeler hukuken geçerli midir?

Evet, Türk Ticaret Kanunu ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca güvenli elektronik imza, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe ve bağlayıcılığa sahiptir.

Eski fiziki arşivimizdeki belgeler ne olacak?

Eski fiziksel evraklar yüksek hızlı tarayıcılarla OCR (optik karakter tanıma) işleminden geçirilerek dijital arşive aktarılabilir.

Ofisinizi Dijitale Taşımak İçin Adım Atın

Kağıtsız ofis altyapısına geçiş projenizi planlamak ve şirket verimliliğinizi artırmak için Tricode uzmanlarıyla görüşebilirsiniz.

Danışmanlık için +90 539 659 18 52 telefon hattımızı arayabilir veya WhatsApp üzerinden bize ulaşabilirsiniz.